Менеджер по клієнтам
Менеджер по проектам
Замовити дзвінок
  • Українська
  • Русский
  • English
Відкрити меню

Організація свят в Києві


Організація свята – це дуже складне завдання навіть для професійних івент-менеджерів і режисерів масових заходів. У цій сфері досвід має величезне значення, але кожен раз потрібно забувати про минулі успішні проекти та починати заново. Адже яскраве свято, корпоратив, вечірка – це оригінальна, свіжа концепція, яка зможе здивувати як винуватця свята, так і його гостей. 

Організація святкового дня: в чому складності

Відмінне свято – це креативна ідея, оригінальний сценарій і ретельно продумана імпровізація. Щоб вечірка вдалася, необхідно відповідати цілому ряду умов:

  • ідея вечірки повинна бути свіжою та актуальною. Якщо кожного разу влаштовувати івент в стилі 90-х років, вони набриднуть вже на другий раз. Тому повторяться не можна, кожен раз потрібно вигадувати щось нове;
  • свято має подобатись одночасно як імениннику, винуватцю свята, так і гостям;
  • потрібно заздалегідь заінтригувати гостей. Якщо аудиторія заздалегідь вирішила, що це буде найкраща вечірка року, вона буде більше залучатися до процесу, емоційніше реагувати на все, що відбувається і у кінцевому результаті позитивніше все сприймати;
  • займатися організацією і проведенням свята повинні професіонали. Від якості роботи сценариста, артистів, барменів і декораторів залежить 99% успіху.

Організатор свят і вечірок – це людина-оркестр. Він багатозадачний, контролює всі процеси, виступає ідейним натхненником і менеджером проекту, бере на себе креативні та адміністративні завдання і всю відповідальність за успіх заходу. При цьому на самій вечірці він залишається в тіні, адже головна людина вечора – це людина або компанія, в честь якої влаштовано свято.

Основні етапи підготовки ідеальної вечірки

Організація свят в Києві передбачає чітке дотримання певному алгоритму, який дозволить утримувати у фокусі уваги всі моменти і чітко дотримуватися дедлайнів. Цей алгоритм включає наступні етапи:

  1. Креативна концепція заходу. Йдеться про загальну стилістику свята – це буде тематичний захід з дрес-кодом або вільний формат. Необхідно знайти баланс між особистими уподобаннями винуватця свята (вечірка все-таки повинна сподобається йому в першу чергу), трендами в сфері розваг, віком і смаками гостей. Важливо враховувати бюджет, час року – взимку вечірка в купальниках буде не кращим рішенням.
  2. Вибір ідеального місця і часу. Майданчик повинен бути досить просторим, щоб вмістити всіх гостей, оснащеним необхідними комунікаціями. Важливо, щоб до нього було зручно дістатися – інакше гості можуть просто відмовитися від відвідування заходу.
  3. Пошук артистів і персоналу для роботи на святі. Йдеться про розважальну програму і про турботу та комфорт гостей. Шоу можуть створювати музиканти, вокалісти, танцівниці Go-Go, фокусники, акробати, моделі. А про гостів подбають хостес, офіціанти, бармени. Не забудьте про підсобних робітників, посудомийках, прибиральників та працівників сцени.
  4. Розробка детального сценарію. Попередньо на етапі створення креативної концепції та підбору артистів ви вже вирішили, хто може виступати на вечірці, яке розважальне завдання зможе оптимально розкрити конкретну тематику. Тепер потрібно знайти артистів, які зможуть запалити на святі – з огляду на оптимальний бюджет свята. І розписати всю шоу-програму від моменту зустрічі гостей до закриття клубу після закінчення вечірки з точним таймингом і зазначенням відповідального за кожну задачу.
  5. Пошук постачальників. Прикрашання залу, їжа, напої, мерч, аудіо- і відеотехніка, піротехніка – все це теж лягає на плечі організатора.
  6. Залучення уваги до події. Необхідно його анонсувати і прорекламувати по різних каналах, розіслати запрошення, створити сторінку в соціальних мережах. Канали реклами і анонсування залежать від індивідуального характеру заходу.
  7. Підготовка місця перед проведенням. Це і генеральна репетиція, і термінове усунення форс-мажорів – а вони з’являться навіть при ідеальній організації.
  8. Проведення заходу. Так, життя несправедливе, – поки всі веселяться, організатор вечірки працює в поті чола.
  9. Підведення підсумків. Важливо проаналізувати, що вийшло, а що вимагає більшої уваги в майбутньому. Адже це не остання ваша вечірка!

Роботи дуже багато, і вона вимагає компетенцій в самих різних сферах. Тому звернутися до фахівців, які допоможуть все організувати, буде правильним рішенням.

Організація свят в Києві

Не забувайте про дрібниці

Правильна організація свята – це вміння контролювати і тримати в голові мільйони деталей і звертати увагу на дрібниці. Так, ви забули замовити лід – здавалося б, незначна деталь, яку можна пробачити через зайнятість. Але тоді бар не може подавати коктейлі, а гості не запам’ятовують кращі моменти вечірки і пам’ятають лише те, що організатори не подбали навіть про наявність льоду. Через одну дрібницю все терпить крах.

Професійні івент-менеджери рекомендують скласти детальний план, в який вписати все, навіть самі незначні на перший погляд завдання. Це дозволить тримати в фокусі все і не пропустити нічого дійсно важливого.

Зовсім не обов’язково виконувати всі завдання самому – можна і потрібно їх делегувати. Але контролювати виконання справ виконавцями і відзначати в своєму плані, що та чи інша задача вже закрита.

Організація свят (Київ) з РА VLADPromo: ви будете в захваті

Рекламне агентство повного циклу VLADPromo – це команда професіоналів, які розуміються на підготовці і проведенні яскравих вечірок. Вони візьмуть на себе всю організацію під ключ – від креативного концепту і розробки сценарію до контролю в день вечірки, як прикрасили зал і чи все готово на кухні. Вам не доведеться ні за що хвилюватися – веселіться, адже це вечірка в вашу честь, і ви повинні насолодитися нею повною мірою!

Організація свят (Київ) з VLADPromo – це комфорт, креативний підхід і гарантії, що все пройде за планом!

error: